måndag den 21 januari 2019 Följ oss på Facebook och LinkedIn

Lediga tjänster


2018-12-19

Projekt/Programadministratör

Sök tjänsten


Till vår kund söker vi en projektadministratör som ska ansvara för programmets administration, säkerställa ett stabilt arbetsflöde samt vara sammanhållande för den administrativa processen.


ARBETSUPPGIFTER

Som programadministratör kommer du att ingå i ett team som leds av sektionschefen.

Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att bestå av följande:

Ansvara för och ta fram rutiner för hantering av gemensamma dokument.
Administration i dokumenthanteringssystem och ansvar för projektplattformens administration.
Upprätta presentationsmaterial, uppdatera styrdokument och vid behov skriva mötesanteckningar.
Upprätthålla information och kommunicera rutiner för nya inom projektet.
Delta vid uppföljning av tidplaner.
Koordinera och organisera inför möten.
Viss fakturahantering och granskning.

I uppdraget ingår att:

• Ta emot, granska och kontera fakturor i Agresso
• Boka möten, ansvara för utskick av kallelser, skriva protokoll/minnesanteckningar och annan mötesdokumentation samt distribution av dessa.
• Dokumenthantering på Project Place, Webforum så som planering och skapande av mappstruktur. Ärende- och dokumenthantering, diarieföring och arkivering. Båda i dialog med andra ansvariga och projektledare.
• Genomföra resebokningar för projektmedlemmar och kontrollera att en resplan upprättas.

• resurshantering i program och projekt:
o Praktiskt hantera on- och offboarding av projektmedlemmar
o Praktiskt hantera konsultinköp av resurser
o Bistå vid introduktion av nya anställda och konsulter som ska agera projektadministratörer
o Hantera beställningar av IT och kontorsmaterial
o Ansvara för och administrera beställningar, förlängningar och behörigheter av konton, passerkort, hårdvara och driftstjänster för projektmedlemmar
o Hantera olika utbildningar för projektmedlemmar
• Hantera projektets funktionsbrevlåda
• I projektet ansvara för att stödja projektmedlemmarna i kundens projekt- och programhandbok.

Du kommer att agera stöd:
• Vid framtagning av styrgruppsmaterial
• Med rapportering av projektstatus inkl. ekonomirapporter såsom t.ex säkerställa att rapporterna dokumenteras och arkiveras
• Med konsultinköp
• Vid avtalshantering
• Vid framtagning av utkast av dokument
• Vid granskning av dokument
• Stödja vid utredningsuppdrag
• Vid projektplanering, exempelvis genom att bistå i uppföljningen av den övergripande tidplanen och sammanställa data från projektens statusrapport.
• Vid ändringshantering med spårbarhet och uppföljning av rutiner.


I arbetsuppgifterna som Projektadministratör ingår bl.a. att:
• Att skriva protokoll vid utvalda möten och workshops samt distribuera och arkivera dessa.
• Hantera praktiska kontorsadministration aktiviteter som exempelvis inköp av kontorsmaterial, lokalfrågor, administration av mötesrum, flytt, mm…
• Att utföra mötesbokningar.
• Att bistå programmet med att skapa och upprätthåll struktur genom ordning och reda på samtliga administrativa delar som t ex hantering av ärenderutiner, kontering av fakturor m.m.
• Att medverka och bidra till utveckling av Avdelningen för Investeringsprojekts administratörsnätverk.

• Säkerställa att dokumenthanteringsplanen uppdateras enligt Projekt- och Programhandboken.
• Säkerställa att leverabellistor för programmet och dess delprojekt upprättas och uppdateras enligt rutin.
• Att samordna och aktivt delta i överlämningar till förvaltningen, bland annat genom diarieföring av programdokumentation.



PERSONLIGA EGENSKAPER

Som person är du strukturerad, driven, kommunikativ och proaktiv. Du har en trygg och stabil personlighet och har lätt för att samarbeta med andra. Du har förmåga att planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt och ser till att leverera på utsatt tid.



OM ATRIVO

Atrivo har sedan starten 2003 fokuserat på att leverera erfaren kompetens inom området IT-infrastruktur. Vår ambition är att vara Stockholms vassaste leverantör av supportspecialister, drifttekniker, tekniska projektledare samt olika typer av linjeroller.
Välkommen med din ansökan

Typ av tjänst
Konsultuppdrag

Omfattning / Varaktighet
Heltid/tillsvidare

Ersättning
Enligt överenskommelse

Placering
Stockholm

Start
28 januari eller enligt överenskommelse

Kontaktperson
Måns Kjäll